Er zijn in organisaties van die misverstanden die zo lang meegaan dat men ze op den duur voor natuurwetten begint te houden. Een daarvan is dat een PMO’er vooral iemand zou zijn voor de agenda, de actielijst en de keurige afhandeling van wat anderen hebben laten slingeren. Rebecca Niles kent dat beeld maar al te goed. Project- en programmamanagers die haar bij binnenkomst alvast laten weten dat hun agenda openstaat en dat de mailbox ook nog wel wat aandacht kan gebruiken: ze heeft ze meegemaakt. Ze vertelt het zonder ergernis, bijna terloops, maar juist daarin hoor je iets van haar professionaliteit.
Wie met haar spreekt, merkt namelijk al snel dat haar vak zich ergens anders afspeelt. Niet in de mailbox van een ander, maar in de ruimte tussen mensen. In wat gezegd wordt en in wat men liever nog even laat rusten. In signalen die nog nergens officieel zijn vastgelegd, maar wel bepalen of een project op koers blijft of langzaam het zicht op zichzelf verliest.
Ruim twintig jaar geleden rolde zij via een junior invalopdracht het PMO-vak in. Dat was bij de provincie Zuid-Holland, op een bouwproject rond een nieuwe randweg. Wat haar vooral trok, waren de risicoanalyses en de communicatie rond het project. De meeste mensen worden bij een eerste opdracht gegrepen door de zichtbare kant van het werk. Rebecca leek al vroeg oog te hebben voor de onderstroom: waar kan het misgaan, hoe zie je dat aankomen, wie moet met wie praten.
Dat vermogen om onder de oppervlakte te kijken is een tweede natuur. Als zij vertelt wat haar energie geeft, gaat het niet over systemen op zichzelf, maar over mensen. Over praten, schakelen, bewegen tussen teamleden en stakeholders. Ze zegt dat zij het liefst de verbinding opzoekt, dat zij liever belt of met iemand praat dan zich verschuilt achter eindeloze mails.
In haar verhaal is de PMO’er geen keurige functionaris aan de rand van het project, maar een schakel. Iemand die overzicht houdt, ziet waar informatie ontbreekt, merkt wanneer iets niet goed loopt en dat ook durft te benoemen. Ze zegt heel treffend dat je niet bang moet zijn om naar een project- of programmamanager te stappen als je ziet dat iets niet goed loopt.
Wat Rebecca opvallend goed lijkt te begrijpen, is dat professionele nabijheid iets anders is dan meebewegen met alles wat je aantreft. Ze vertelt over een recente situatie waarin zij zich liet meeslepen in de emoties van anderen binnen een projectteam. Er waren spanningen, informatie belandde bij de verkeerde persoon. Ze vertelt het open en zonder opsmuk.
Ze formuleert het zelf nuchter: je kunt nooit volledig neutraal zijn, je moet wel degelijk kritisch blijven en een mening hebben, maar je moet je niet laten meeslepen in de persoonlijke emoties van een ander.
Ze hecht veel waarde aan theorie, opleidingen en certificeringen. Niet omdat een certificaat op zichzelf iets magisch heeft, maar omdat begrip ertoe doet. Wie theorie kent, begrijpt sneller wat er gebeurt en kan zelfstandiger handelen.
Wat na het gesprek vooral blijft hangen, is dat Rebecca Niles PMO niet beleeft als een technisch vak, maar als werk dat midden in de werkelijkheid van een project plaatsvindt. In het contact tussen mensen. In het herkennen van risico’s voordat ze op papier staan. In het durven benoemen van wat niet goed loopt. PMO is een stille kracht die gehoord mag worden.